第44話｜運営指導は来てから怖いんじゃない｜デイ管理者が「まだ来ていない今」やっている備え
デイサービスの管理者をしていると、運営指導はやっぱり怖いです。
でも、今の僕はこう思っています。
本当に怖いのは、運営指導当日じゃない。
運営指導がまだ来ていないまま、これで合っているのか分からずに回している時間の方が怖い。
今回は、僕が管理者になってから5年間、まだ運営指導を受けていない中で、ずっと感じていた書類の怖さと、2026年から「負けない構造」として書類を見直し始めた話を書きます。
これは、書類が苦手な管理者の話でもあります。
でも同時に、現場を守るために、書類を「後回しの雑務」から「防御の土台」へ変えようとした話でもあります。
僕は引継ぎがほとんどない状態で管理者になった
まず前提として、僕が管理者になった時、引継ぎはほとんどない状態でした。
だから、最初はあるものをそのまま使っていました。
- 前からこれでやっていたから
- 今までもこれで回っていたから
そういう感じです。
でも、今振り返ると、あれはかなり危ない状態でした。
しかも書類って、現場の最中にゆっくり作れるものじゃないんです。
うちは当時、現場が終わって掃除をしてから、17時30分以降にやる流れでした。
そうなると、当然たまります。
疲れている。
頭も回らない。
それでもやる。
でも終わらない。
だからまた後回しになる。
その繰り返しでした。
ずっと怖かったのは、「本当にこの書類で揃っているのか分からないこと」だった
この5年間、僕がずっと怖かったのは、すごくシンプルです。
このままこの書類業務をやっていて、本当に書類は揃っているのか？
これがずっと怖かった。
何が怖いって、明確に
「ここが違う」
と分かっている怖さじゃないんです。
もっと嫌な怖さです。
ネットで見る情報と、自分が作成している書類がちょっと違う。
でも、何が正解なのかははっきり分からない。
そのまま日々は回っていく。
この感じがずっとありました。
たとえば、業務日誌に送迎ルートが書かれていたこともそうです。
ネットで見ていると、何か違う気がする。
でも、じゃあ何が正しいのかが分からない。
この
「違和感はある。でも確信がない」
状態が一番しんどかったです。
一番危なかったのは、「役割が分かれていない」ことだった
今だから言えるけど、一番危なかったと思ったのはここです。
当時は、実施記録の中に送迎時間や利用中の流れまでかなり集約していて、
管理書類としての業務日誌や送迎記録簿が独立していない状態
でした。
実際にはどうしていたかというと、送迎ルートを書いて、各利用者さんの実施記録に
- お迎えの時間
- デイサービスに着いた時間
- デイサービスを出る時間
- ご自宅へ送った時間
まで書いていました。
つまり、本来分けて考えるべきものが、かなり混ざっていたんです。
これって、現場で回すだけなら一応回ります。
でも、あとから説明しようとするとすごく弱い。
- この書類は何のためのものか
- どこに何を残しているのか
- なぜそういう形になっているのか
そこを説明しにくい。
だから見直しました。
- 業務日誌
- 送迎ルート表
- 送迎記録簿
を、ちゃんと役割ごとに分ける方向に変えました。
怖かったのは、指摘そのものより「返金」だった
僕が一番嫌だったのは、ただ怒られることじゃありません。
もし運営指導で指摘されて、
「これではダメです」
となった結果、返金しなければいけなくなること。
それで会社に迷惑をかけること。
これが本当に嫌でした。
自分が分かっていなかった。
自分が整えていなかった。
その結果、会社に損を出す。
これは管理者としてかなり嫌です。
だから、ただ
「運営指導が怖い」
じゃないんです。
間違ったまま回していて、あとから会社に傷をつけることが怖かった。
この感覚はずっとありました。
行政にもすぐ聞けない。横のつながりも薄い
しかも厄介なのは、分からない時にすぐ解決できるわけじゃないことです。
市町村によってフォーマットが決まっているものもあれば、
「これとこれを記載してください」
というだけで、フォーマット自体は決まっていないものもある。
そうなると、自分で探さないといけない。
ネットを拾う。
情報を読む。
比べる。
整合性を見る。
でも、それも簡単じゃない。
他デイサービスとのつながりも、今はほぼない。
コロナ禍前は多少あったみたいだけど、今は横のつながりがかなり薄いです。
行政に問い合わせしても、前みたいに電話や窓口ですぐ進むわけじゃない。
問い合わせフォームからになっていて、時間もかかる。
しかも、聞き方によっては冷たく返されることもある。
だから結局、自分で調べて、自分で整理して、自分で決めていくしかない。
この孤独感もかなりありました。
2026年から「負けない構造」として書類を見直し始めた
そこで2026年から、僕ははっきり方針を変えました。
今年は負けない構造を作る年にする。
その中で、書類の見直しと作成をちゃんとやり始めました。
見直したのは、たとえば
- 業務日誌
- 緊急対応ファイル
- チームノート
- 送迎ルート表
- 送迎記録簿
です。
これを、ただ運営指導対策としてではなく、
普段の現場が崩れないための土台
として整え始めました。
正直、かなり大変でした。
- ネットの情報と、自分の今の書類に整合性はあるのか
- 行政情報とのズレはないか
- 今の運用で説明がつくか
そこを何度も見直しました。
この時、AIもかなり使いました。
丸投げではなく、行政情報やネット情報と、自分たちの書類の整合性を確認する補助として、何度も相談しながら作り直していった感じです。
どうAIを使って書類を整えたかは、また別の記事で詳しく書けると思います。
緊急対応ファイルを作って、一番変わったのは「焦らなくなったこと」だった
見直した中で、かなり大きかったのが緊急対応ファイルです。
それまでは、これも独立した形では整っていませんでした。
でも作ってから変わりました。
ついこの前も救急搬送があったんですが、その時に焦らず動けたんです。
- 家族に電話する
- 利用者情報を確認する
- 救急隊に必要な情報を伝える
この流れが、頭の中だけじゃなく、形として持てている。
これはかなり大きかったです。
一番変わったのは、たぶん僕の気持ちです。
「これがあるから、いつ来てもらってもいい」
という安心感が出た。
もっと言うと、今は
早く運営指導に来てほしい
とすら少し思っています。
もちろん藪蛇かもしれないです。
でも、ずっと漠然と怖がっているより、一度見てもらって、浄化してもらいたい感覚に近い。
「この書類で大丈夫です」
「この運用で合っています」
とまでは言われなくても、今の自分の立ち位置を知りたい。
そう思うようになりました。
書類を作ることは、制度の勉強そのものだった
書類を見直していて思ったのは、書類作成って単なる事務作業じゃないということです。
これは、制度の勉強そのものです。
- 何を残すのか
- なぜ残すのか
- どこまでが説明責任なのか
- 記録と運用はどうつながるのか
そこを考えないと、書類は整わない。
だから、この一年でかなり知識がつきました。
少なくとも、1年前の僕よりはかなり制度に強くなったと思います。
つまり、書類を整えることは、運営指導対策である前に、
管理者が制度を理解する作業
でもあったんです。
まとめ｜運営指導は、来た日より「来ていない時間」の方が怖かった
今、読者に一番伝えたい結論はこれです。
運営指導は、来た日だけ怖いわけじゃありません。 本当に怖いのは、まだ来ていないまま、これで合っているのか分からずに回している時間の方です。
今回の僕の場合、
- 引継ぎがほとんどなかった
- ある書類をそのまま使っていた
- 現場後の17:30以降に書類をやっていた
- ネット情報と自分の書類が少し違っていた
- でも何が正解か分からなかった
- 返金になって会社に迷惑をかけるのが嫌だった
この全部が、ずっと漠然とした怖さになっていました。
以前は、運営指導は来たら怖いものだと思っていた。
でも今は、
運営指導は来る前から備えるもので、その備えは現場を守る構造づくりそのものだ
と考えています。
だから今、僕は書類を単なる後回しの雑務とは思っていません。
現場を壊さないための防御の土台
だと思っています。
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