デイサービスのキャンセル崩壊｜82マスでも稼働率66.1％になった理由

デイサービス経営では、利用枠が埋まっていれば安心できる。僕も以前は、どこかでそう思っていました。

でも2021年11月、その感覚は崩れました。見た目は82マス埋まっていたのに、月間稼働率は66.1％。数字を見る前から、月の途中で「これはまずいな」という空気が出ていました。

結論から言うと、稼働率で見るべきなのは、枠が埋まっているかだけではありません。誰が、どんな条件で、その枠を埋めているかです。

82マス埋まっていても、66.1％まで落ちた

当時の1週間の利用状況は、月曜が午前8名・午後10名、火曜が午前8名・午後7名、水曜が午前5名・午後10名、木曜が午前7名・午後9名、金曜が午前10名・午後10名でした。

表面だけを見れば、「そこそこ埋まっているやん」と思います。実際、82マス埋まっていたので、大きく崩れているようには見えませんでした。

ところが月が終わると、稼働率は66.1％でした。ショックで固まったというより、「今月、あれだけ施設の利用者さんが休んだもんな。やっぱりそうか」という感覚に近かったです。

当時は、利用者全体のうち施設入居中の方が3割ほどを占めていました。その時期に施設内で新型コロナが蔓延し、外出自粛がかかりました。

厄介なのは、1人ずつ休むのではないことです。同じ施設から、まとめて、しかも連続して休みが出ます。施設入居中の方は当時全員が要介護で、売上の落ち方も急でした。

僕の事業所では、要支援の方が1人休むことと、要介護の方が同じ施設からまとまって休むことでは、経営への響き方が違いました。1件のキャンセルではなく、塊で落ちる。だから月の途中で「今月きついな」がはっきり見えてきました。

この状態で苦しかったのは、キャンセルそのものだけではありません。利用枠は埋まっている扱いに近いので、新規をどんどん入れられるわけではありません。

空きが多すぎても苦しい。でも「見た目は埋まっているのに、実際は回っていない」状態も同じくらい苦しいです。むしろ、見た目に騙されるぶん厄介でした。

あの時の本音は、埋まっていても全然安心できない、でした。小規模デイは空きが多いとすぐ苦しくなるので、まず埋めることが大事なのは事実です。ただ、埋まっていることと安定していることは違いました。

季節、利用者属性、生活環境、感染症、送迎条件、介助量。こうした条件が重なって数字は揺れます。特に休みが重なりやすい時期や、同じ環境にいる利用者さんの比率を見ずに、席数だけで安心してはいけないと感じました。

この経験の後、僕は施設利用者をゼロにするのではなく、割合を2割まで下げようと決めました。在宅の方も休みますが、同じ施設からまとめて休むような崩れ方は起こりにくかったからです。

以後は在宅の方を優先的に受け入れるようにしました。ただし、施設の利用者さんを受けないと線を引いたわけではありません。ケアマネから「どうしても利用させてほしい」と相談が来た時は受け入れました。

大事なのは、受けるか受けないかの二択ではなく、どれくらいの比率で持つかです。2割が他事業所にも当てはまるという意味ではありません。施設の方にも必要な支援がある一方で、経営として構成を見ないと後から崩れます。

この経験以降、僕は利用マスの数だけでなく、中身を見るようになりました。施設利用者は何％か。要支援と要介護の割合はどうか。認知症の方、寒い時期に休みやすい方、送迎距離が長い方、車いすや歩行器の方は何人いるか。

同じ10人でも中身が違えば、送迎ルート、介助量、休みやすさ、稼働率の揺れ方が変わります。「今月は何人埋まったか」だけで判断すると、見かけの数字に騙されます。

小規模デイで必要なのは、新規を増やして満員にする力だけではありません。ある属性、同じ施設、同じ紹介元に偏りすぎていないか。季節要因やキャンセルで急落しやすい構成になっていないか。そこまで見て、落ちにくい構造を作ることです。

82マス埋まっていても、66.1％まで落ちることはあります。だから僕は、稼働率を上げる前に、まず自分の事業所の崩れ方を知るようになりました。利用者属性、送迎条件、季節要因、キャンセル傾向を見える化して残す。稼働率は「量」ではなく「構造」で見る。その視点が、崩壊予防の出発点だと思います。