デイサービスの稼働率悪化の予兆｜5％落ちる1ヶ月前に起きるサイン
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デイサービスの稼働率が下がる時、数字だけを見ていると対応が遅れます。
特に、最近こんな違和感がある管理者は注意が必要です。
- 休み連絡が少しずつ増えてきた
- 「しんどい」「起きてこない」という連絡が増えた
- 午後利用や施設利用者のキャンセルが目立つ
- 平均稼働率がいつもより5％ほど落ちてきた
稼働率って、ある日いきなり落ちるわけではありません。
数字が崩れる前に、
だいたい静かな予兆があります。
でも、その予兆って、
管理者をしていないと見逃しやすい。
なぜなら、最初はそこまで派手じゃないからです。
1人休んだ。
また1人休んだ。
今日はちょっとしんどいから休むわ、という連絡が増えた。
その段階では、
まだ現場は普通に回っています。
だから軽く見てしまう。
でも今振り返ると、数字が落ちる1ヶ月前には、もう始まっていたと思います。
この記事では、現役デイサービス管理者の実体験をもとに、稼働率悪化の予兆、下がる原因、管理者が先に見るべきサインを整理します。
デイサービスの稼働率が下がる時期｜春秋は増え、夏冬は落ちやすい
まず前提として、うちのデイサービスでは毎年ある程度同じ流れがあります。
ケアマネからの紹介や体験利用が増えるのは、春と秋です。
具体的には、
- 3月
- 4月
- 9月
- 10月
この4か月は、体験利用がぐっと増えます。
逆に、体験利用がかなり減るのは、
- 7月
- 8月
- 12月
- 1月
- 2月
この時期です。
| 時期 | 現場で起きやすいこと | 管理者が見るポイント |
|---|---|---|
| 3月・4月 | 紹介や体験利用が増えやすい | 新規契約につなげられるか |
| 7月・8月 | 暑さで体調不良や休みが増えやすい | 脱水、熱中症、キャンセル増加 |
| 9月・10月 | 紹介や体験利用が増えやすい | 空き枠を埋める動きができるか |
| 12月〜2月 | 寒さで体調不良や入院が増えやすい | 休み連絡、転倒、入院、利用中止 |
これがうちだけなのかは分かりません。
でも、少なくとも僕の現場ではかなりはっきりしています。
さらに、8月、12月、1月、2月は、利用者さんの転倒、入院、体調不良、死亡が本当に増えます。
夏は酷暑。
冬は寒さ。
ここ2〜3年は特に、その影響をかなり強く感じています。
つまり、稼働率悪化の予兆って、
営業だけの問題ではないんです。
季節変化と高齢者の体調悪化が、静かに数字へ乗ってくる。
僕は今、そう見ています。
稼働率悪化の最初の予兆｜「暑い・寒い・しんどい」が増える
最初に何で気づくか。
僕の感覚では、まずこれです。
気温が変わったな。
ここから始まります。
もちろん、天気予報を見れば気温は分かります。
でも、管理者として怖いのは気温そのものじゃありません。
そのあとに続く、小さな変化です。
- ちょくちょく休みが出てくる
- 今日はちょっとしんどいから休む、が増える
- 家族から「起きてこないので休ませます」が増える
- 「準備ができないので休ませてください」が増える
この段階になると、僕は
「これ、ちょっと危ないかもな」
と思います。
前は、そこまで思っていませんでした。
季節の変わり目やな、くらいで見ていました。
でも、今は違います。
暑い。
寒い。
その言葉が増えた時点で、稼働率悪化の予兆だと思うようになりました。
稼働率75％から5％下がったら黄色信号｜週10〜15件の休みが出る前兆
数字でいうと、平均稼働率が75％だったとします。
そこから5％くらい下がった時。
この段階で、僕は
「あ、これちょっとまずいかも」
と思います。
まだ致命傷ではないです。
でも、感覚としてはもう黄色信号です。
特に多いのは、施設利用者さん側の影響です。
午後利用に施設利用者さんが集中しているので、コロナや体調不良が広がると、午後がぐっと落ちます。
この時に起きているのは、だいたいこんな感じです。
- 週に10〜15件くらい一気にキャンセルが出る
- 午後利用が先に崩れる
- 施設系の利用者さんから休みが増える
- コロナや体調不良が広がり始める
ここまで来ると、
数字はまだ完全には崩れていないけど、
現場の感覚としてはもう始まっています。
平均稼働率だけではなく、「どこから崩れているか」を見る必要があります。
稼働率が落ちる前の現場サイン｜空気は普通でも休み連絡が増える
ここ、少し意外かもしれません。
数字が落ちる前、
現場の空気が大きく変わるかというと、
正直そこまで変わりません。
今そんなに変わらない。
何も変わらない。
本当にそうです。
強いて言えば、
- 今年も暑いよね
- ひどいよね
- 水分よく取ってよ
- 急に冷え込んだね
- 体温めてよ
みたいな、利用者さんとスタッフの会話は増えます。
でも、それだけです。
大きく空気が張りつめるわけでもない。
誰かが騒ぐわけでもない。
だから怖い。
何も起きていないように見えるのに、
静かに休み連絡だけが増えてくるんです。
デイサービスの稼働率悪化って、
派手に壊れる前に、
まず静かに削られます。
デイサービスの稼働率が急落した実例｜8月に利用中止と体調不良が重なった
ある年の8月、
利用中止や体調不良が一気に重なって、これはまずいと思った月がありました。
この月に利用中止になった人は、こうでした。
- 亡くなった人 3名
- 施設入居した人 2名
- 施設入居されていた方が、離れた自宅へ帰るため 1名
- 体調不良のため 1名
- 入院中で回復の見込みがないため 1名
それだけではありません。
他にも、熱中症が関係していそうな体調不良で休まれた方が、3名ほどいました。
うちは平均で利用者60名くらいです。
1単位定員10名を、1日2単位。
月〜金の5日で考えると、1週間で100マスあります。
その規模で、ああいう減り方をしたら、
急激に稼働率は落ちます。
さらに悪かったのは、
その前月に、2年間働いていた機能訓練士が突然体調不良で退職していたことです。
つまりこの時は、
- 利用者減少
- 体制変更
- 現場負荷増大
が一気に重なっていました。
これが本当にきつかった。
稼働率悪化で管理者が感じた危機感｜毎日青ざめていた
この時、僕は毎日青ざめていました。
やばいやばいやばい。
これはもうやばいよ。
どうしたら止まる。
どうしたら止まる。
そんな感じでした。
しかも、機能訓練士がいない。
だから介護スタッフたちも、
いつも以上に働き続けていました。
顔から笑顔が消えていたよ。
あの時、僕は直感で思いました。
この稼働率の減り方を直すのは、1年はかかるだろうな。
そう思った理由は単純です。
- 急激に人が減った
- しかも、リハビリ特化型デイの軸である機能訓練士が不在になった
この2つが重なったからです。
つまり、数字だけじゃなかった。
機能そのものが弱っていた。
だから、
ただ営業を頑張れば戻る話ではないと、その時に思いました。
稼働率悪化の予兆に気づいても、完全には防げない
ここ、かなり大事です。
予兆に気づいたら防げるのか。
正直に言うと、
完全には防げないと思っています。
もし、サービスの質が悪いからやめていく、とかなら改善のしようがあります。
でも、うちの利用者さんは現在56名くらいで、その約70％が85歳以上です。
90代が普通。
80歳はまだ若いな、と思うくらいです。
そういう超高齢の方が7割を占めている現場で、
いつ、どんな風に体調が変わるかなんて、本当に読めないことが多い。
だから、予兆が見えても、
全部を止めるのは難しいです。
ここはかなり正直に書いておきたいです。
稼働率低下を防ぐために管理者ができる対策
防ぎきれない。
でも、何もしないわけにはいきません。
だから僕が今やっているのは、
一般的だけど、先回りの手です。
- 暑い日はスポーツドリンクを出す
- 寒い日は温熱療法やホットパックを増やす
- 「ちょっとしんどい」を軽く見ない
- 気候変化の時期に、体調変化を共有する
派手な一手じゃありません。
でも、こういうことをやるしかない現場もあると思っています。
そして、今の僕が
「これは具体的な予防策として言える」
と思っているのは、もう1つあります。
看護師の存在です。
うちは今、看護師を常勤で入れています。
入って半年くらいですが、
その間に救急搬送した人が2名います。
しかも、それは家族から
「早期発見で命を取り止めた」
と言われています。
ちょっとした体調不良から、
この後何が考えられるか。
そこを考えて動ける人がいるかどうかは、本当に大きい。
だから僕は、
予兆に対する具体策として、
看護師を入れたことはかなり大きかったと思っています。
まとめ｜稼働率悪化は、数字になる前から始まっている
稼働率が落ちる1ヶ月前に起きていることは、意外と静かです。
- 気温が変わる
- ちょっとしんどいという声が増える
- 休み連絡が増える
- 家族から「起きてこない」が増える
- 午後利用から落ち始める
- 週10〜15件単位でキャンセルが出る
でも、その段階では現場の空気はまだ普通です。
だから軽く見てしまう。
ただ、ある年の8月のように、
利用中止、入院、体調不良、職員体制の変化が一気に重なると、
稼働率は本当に急落します。
しかも、超高齢者が多い現場では、
予兆が見えても完全に止めきれないことも多い。
だからこそ大事なのは、
数字が落ちてから慌てることではなく、
暑い、寒い、しんどい、が増えた時点で、もう数字は始まっていると見ることです。
そして、防ぎきれなくても、
スポーツドリンク、温熱、観察、看護師配置のような
先回りの手を打ち続けること。
それが、管理者にできる現実的な守りだと思っています。
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