第51話｜LIFE入力の夜｜管理者が疲弊する「事務量」の正体
この記事で伝えたいこと
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LIFE入力そのものが嫌いなんじゃない。
しんどいのは、現場が終わった後に、まだ仕事が残っていることです。
デイサービスの管理者をしていると、営業時間が終わった瞬間に仕事が終わるわけではありません。
送迎、現場対応、家族連絡、ケアマネ連絡が終わったあとに、ようやくLIFE入力のような制度対応が始まる。
しかも、これが毎回すっきり片付くわけでもない。
確認が必要で、責任も重い。
間違えると後で響く。
だから、ただの入力作業では終わりません。
この記事では、LIFE入力がなぜ管理者の夜を削るのか。
その事務量の正体と、僕がどう向き合っていたかを書きます。
LIFE入力がしんどいのは、入力作業そのものだけではない
一番つらかったのは、OTが退職した後です。
それまでLIFE関係の業務は、以前の職場でも経験があるということでOTに任せていました。
でも実際には、事務作業が苦手だったり、本当はやったことがなかったりすることが分かりました。
結局は、僕が
「出さなければいけない情報が、もれなく作れているか」
を管理する、手放しきれない状態でした。
そんな微妙なバランスで回していたところに、2025年、そのOTが突然退職しました。
そこから一気に、僕が全部をやらざるを得なくなった。
しかも、単純な入力だけではありませんでした。
- 科学的介護推進体制加算の評価
- 利用開始や利用中止の情報提出
- 現場の記録との整合
- 提出期限の管理
一方で、ADL等維持等加算や個別機能訓練加算Ⅱは、機能訓練士がいない間は算定していなかったので、新たに計画書を作成していない。
つまり、加算ごとに
「今何を出すべきか」
「今は何を出さないのか」
を制度を理解した上で切り分ける必要があった。
この制度理解と判断がセットになっていることが、本当のしんどさでした。
現場が終わった後に始まる「第二ラウンド」
LIFE入力は、昼間に落ち着いてできる仕事ではありません。
現場を全部終わらせたあとに、残り時間と残り体力でやる。
だから、第二ラウンドになります。
当時の1日は、だいたいこんな感じでした。
- 8時〜17時半：ほぼ100％現場。送迎、家族連絡、ケアマネ連絡まで入る
- 昼食：送迎車の中
- 17時半以降：ようやく管理業務、書類業務、LIFE入力
- 0時過ぎ：ようやく帰宅
しかもOTがいなくなったことで、僕は現場にも100％出なければいけなかった。
つまり、
- 現場で一日使い切る
- 管理業務は止まっている
- その上に期限付きのLIFE業務が乗る
という状態でした。
LIFE入力がしんどいというより、
他の管理者業務が全部止まっている上に、夜に制度業務が始まる構造
がきつかったんです。
なぜLIFE入力は、ただの事務作業で終わらないのか
ここを誤解されやすいです。
本当に重いのは、文字を打つことではありません。
間違えられない責任です。
科学的介護推進体制加算で言えば、体力測定の数値などは、現場のファイルとの違いが出ないように気をつけないといけない。
しかもこれは体制にかかる加算です。
だから、基本3か月に一度の提出で、1人でも見逃すと、その月の全員分の請求が返戻になるリスクがある。
さらに、利用開始や利用中止の情報も送らないといけない。
「あとでやろう」が、そのまま整合ズレや返戻リスクになる。
つまり、LIFE入力は名前だけ見ると事務作業っぽい。
でも実際の中身は違います。
- 確認が必要
- 判断が必要
- 責任が重い
- 期限がある
- 間違えると後で響く
疲れた頭でやるには、あまりに荷が重いんです。
一番きつかったのは、期限と退職が重なった時だった
OTが月末に急に辞めた時は、本当に最悪でした。
LIFEの提出期限は、評価した翌月10日。
つまり31日に辞めたら、次の10日までに、科学的介護推進体制加算のことを全部覚えて、評価して、提出しないといけない。
この時は本当にギリギリでした。
その間に、リアプランのサポート窓口に一つずつ聞く。
研修もお願いする。
他の書類業務もやる。
だから、帰るのは毎日0時頃。
しかも、その10日までは仕事が終わらない。
朝、家でパソコンを開く。
土日もパソコンを開く。
ほぼ毎日でした。
1回開くと、やっぱり1時間くらいはかかる。
でもクタクタだから、効率はよくない。
疲れている。
でも間違えられない。
その状態で、夜に制度業務をやる。
あれはかなり追い詰められました。
家で続きをやるしかない日もあった
LIFE入力のしんどさは、職場だけで終わりませんでした。
家でパソコンを開くと、まだ子どもが小さいから、寄ってきてくれる。
キーボードを触りたがる。
本当は笑って相手をしたい。
でも現実は違いました。
余裕がない。
頭が詰まっている。
期限もある。
その結果、感情的に怒ってしまったことがある。
これはかなりきつかったです。
ただ仕事が終わらないだけじゃない。
家族との空気まで悪くなる。
妻とも険悪になる。
睡眠も削れる。
気力なんて、本当に残っていませんでした。
LIFE入力の本当のつらさは、
そのしわ寄せが「夜」と「家庭」に直撃すること
にあるんだと思います。
「中古のレッツノート」という逃げ道
結局、定時の中で全部きれいに終わるのは無理だと悟りました。
そこで僕は、中古のレッツノートをカバンに入れて、家で続きをやるという選択肢を持つようになりました。
高価な最新機種ではありません。
でも、軽い。
頑丈。
持ち運びやすい。
すぐ開ける。
「職場で終わらせなきゃ」という呪縛から少しだけ離れて、
最悪、家でも続きを回せる
という逃げ道があるだけで、精神的な負担は少し違いました。
僕が実際に使っているのも、こういう中古のレッツノート系です。
実務で持ち運ぶには軽くて、雑に扱っても壊れにくい。
少なくとも僕にとっては、家で続きをやるための現実的な逃げ道でした。
実際に近い機種を見たい方は、こちらから確認できます。
LIFE入力の問題は「気合い」ではなく「構造」で見る
少しずつ状況がマシになったのは、気合いを入れたからではありません。
構造を変えたからです。
まず大きかったのは、右腕が中心となって、体力測定をする期間を短くしてくれたこと。
情報を早くくれるようになったこと。
さらに、右腕が現場を中心的に回してくれるようになった。
だから僕は、少しでも書類業務に入れるようになりました。
もう1つ大きかったのは、ChatGPTを活用しまくったことです。
リアプランや研修で聞いたことを、その場限りで終わらせない。
聞いたことをガンガン整理して、プロンプトとして残していく。
これは単なる時短ではありません。
知識を構造化して残すこと。
自分の頭の中にしかない状態を減らすこと。
つまり、LIFE業務の属人化を防ぐための動きでもありました。
次に同じことで止まらない。
次の人が見ても、途中から触れる。
そこまで持っていけると、夜の圧迫感は少し変わります。
そしてレッツノートもそうです。
- 現場を少し分担できる
- 知識を残せる
- どこでも続きを回せる
この3つがそろうと、LIFE入力のしんどさは少しずつ変わってくる。
問題は、本人の気合いではない。
構造です。
今ならこう考える
LIFE入力がしんどい本当の理由は、入力作業そのものではありません。
- 現場が終わってから始まる
- 確認と責任が重い
- 期限がある
- 間違えられない
- 家庭と睡眠を削る
この全部が重なっているからです。
しかも、それを管理者1人で抱えるとかなり危ない。
だから必要なのは、
「もっと頑張る」ではない。
- 現場の分担を見直す
- 情報を早く集める
- 聞いたことを仕組みとして残す
- 途中まで他人が触れる形を作る
- 道具で逃げ道を作る
こういう構造的な対抗策です。
LIFE入力の問題は、気合いでは解けません。
まとめ｜LIFE入力の問題は「気合い」ではなく「構造」で見る
LIFE入力がしんどいのは、入力が面倒だからではありません。
現場が終わった後に、責任の重い制度業務が始まるからです。
僕もOT退職後、ゼロから覚えながら、0時まで残って、朝も土日もパソコンを開いていました。
その結果、家庭の空気も悪くなった。
子どもに感情的に怒ってしまったこともある。
だからこれは、単なる事務作業の話じゃない。
夜を削る仕事であり、
家庭を削る仕事であり、
管理者の頭を圧迫する仕事です。
でも少しずつ、
- 現場を任せる
- 情報を早く集める
- ChatGPTで知識を残す
- レッツノートで逃げ道を作る
そういうやり方で、マシにはできる。
LIFE入力の問題は、気合いで解決する話じゃない。
構造で見て、少しずつ軽くしていく話だと思っています。
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