第45話｜LIFE入力のリアル｜管理者が夜に疲弊する本当の理由
LIFE関連の加算って、取れたら終わりじゃありません。
むしろ本当にしんどいのは、その後です。
- 評価日を追う
- 新規利用を追う
- 中止時の処理を追う
- 計画書との整合性を見る
- 入力を忘れない
- ズレがあれば、すぐに確認する
しかも、それをやるのはだいたい現場が終わった後です。
今回は、僕がLIFE関連の加算を実際に運用してきて、
「LIFE入力でしんどい」のではなく、LIFE管理そのものがしんどい
と痛感した話を書きます。
そしてそこで分かったのは、
LIFEで一番危ないのは制度そのものより、「分かったつもり」で人に任せることだった
ということでした。
うちで算定しているLIFE関連の加算
まず前提として、当事業所で算定しているLIFE関連の加算はこの3つです。
- 科学的介護推進体制加算
- 個別機能訓練Ⅱ
- ADL維持等加算
※未算定予定のまま2年経っていて、業務的にまだ間に合わず未算定。ただし評価自体はしている
こうして並べると、ただの加算管理に見えるかもしれません。
でも現場では、これがかなり重いです。
LIFE入力って、単なる事務処理じゃない。
評価日、利用開始、利用中止、計画書、現場の支援内容、その全部とつながっています。
だから、一箇所ズレるだけでかなり怖い。
一番しんどかったのは、2023年に「ボロボロだった」と分かった時だった
LIFE管理で一番しんどかった時期は、はっきり覚えています。
うちは2022年からLIFE関連の算定を始めました。
当初は、機能訓練士が
「これまで他事業所でLIFE関連の加算取得から評価までの流れをやっていた」
ということで、任せていたんです。
僕はその頃、現場に100％入っていた時期でもありました。
正直、かなり助かっていると思っていました。
でも2023年に確認すると、評価とかがボロボロだったんです。
あの時は本当にきつかったです。
すぐに市役所へ行って、対応を聞きました。
その時、僕はスーツを着て行ったんですが、背中は冷や汗でボトボトでした。
- 経営者は怒る
- 現場には入らなければいけない
- 食事は喉を通らない
- 利用者さんやケアマネにも謝らないといけない
あの時のしんどさは、今でも忘れられません。
科学的介護推進体制加算は、1回で200万ぐらい動く
LIFE関連の何が怖いのか。
一番分かりやすいのは、金額の重さです。
科学的介護推進体制加算は、3か月に一度の評価、新規利用、利用中止の時に情報提出が必要です。
その評価をLIFEに送らないと、その月の算定が全員分返戻になることがある。
うちの規模だと、1回で200万ぐらい動くことがあります。
これ、かなり重いです。
だからLIFEは、
「入力を忘れないように気をつけましょう」
レベルの話じゃありません。
現場で1ミスしたら、会社全体に傷が入る可能性がある。
管理者としては、そういう重さで見ています。
一番きつかったのは、任せていた相手が軽かったことだった
この件で一番しんどかったのは、制度の複雑さだけじゃありません。
任せていた機能訓練士が、その時こう言ったんです。
「僕、事務作業が苦手でね。ごめんね」
軽く言っていました。
でも、こっちは軽く済まないんです。
僕は経営者に謝って、結局一人で対応しました。
あの一言を聞いた時、僕の中には
怒りと絶望と、仕事を任せた自分へのおろかさ
が一気に来ました。
でも、何も返せなかった。
言葉を出そうとしても、言葉が出なかったんです。
人間って、本当に詰まると、ああいう時は言葉が出ないんだなと思いました。
あの時に思ったのは、
詳しいと言う人に任せることと、管理ができていることは別だ
ということでした。
それからは、もうそのまま信頼して任せることはできなくなりました。
今は僕が管理しています。
そして、リハプランのサポート窓口にかなり助けてもらっています。
LIFEで本当に怖いのは「期限管理」と「入力忘れ」
LIFEで何がしんどいかと聞かれたら、僕はこう答えます。
- 中止時の処理
- 期限管理
- 計画書との整合性
特に怖いのは、期限管理と入力忘れです。
利用開始や利用中止に関する科学的介護推進体制加算の入力忘れ。
これは本当に怖い。
うちはリハプランを使っているので、かなり助かっています。
必要なところにアラートがかかるので、管理はしやすいです。
でも、それでも完全に安心ではありません。
なぜなら、アラートがあっても、
その意味を理解して、ちゃんと処理できるかは人間側の問題
だからです。
計画書との整合性も、地味に重い
LIFEで地味に重いのが、計画書との整合性です。
リハプランを使っていると、ある程度は整いやすくなります。
でもその反面、計画書の内容が似たり寄ったりになりやすい。
これはかなり危ないです。
なぜなら、情報提出が目的になってしまうから。
本来、計画書って
利用者個人に沿った計画を作ること
が大事です。
でもLIFE管理に引っ張られすぎると、
「出すための計画書」
になってしまう。
それは違う。
ここは今でもかなり気をつけています。
一番迷うのは、暫定ケアプランと変更申請が絡む時だった
僕が一番苦手なのはここです。
変更申請がかかって、暫定ケアプランが出た時の対応。
LIFEをどの時点で送ったらいいのか。
これは今でも迷いやすいです。
だって、暫定になった時って、ケアマネによって動きが違うんです。
- ケアプランがすぐ来る人もいれば、来ない人もいる
- 話が早い人もいれば、かなりズレる人もいる
そうなると、現場としては
- どの時点で利用開始扱いにするのか
- どのタイミングで情報提出するのか
- 何を根拠に動くのか
が揺れやすい。
このあたりは、本当に
「分かったつもり」で進めると危ない
です。
今は「自分で確認する」を前提に回している
今、LIFEで詰まらないためにやっていることはかなりシンプルです。
まず、自分で確認する。
これです。
困ったら、まずリハプランサポートに電話します。
本当に親身になって助けてくれる。
それに加えて、カスタムGPTも作っています。
これは、リハプランサポート窓口で教えてくれたことをプロンプトに入れて、
さらに行政から出たQ&Aなども読み込ませたものです。
そこでまず質問して、答えをもらう。
その上で、リハプランサポートに電話して確認する。
市役所が絡む内容なら、市役所の問い合わせフォームにも連絡する。
つまり今は、
- 自分で考える
- AIで整理する
- サポート窓口で確認する
- 行政が必要なら行政にも確認する
この順でやっています。
昔みたいに、
「詳しい人がやってくれているだろう」
ではもう回しません。
以前は任せていた。でも今は、自分で細かく確認している
この数年で、LIFEへの見方はかなり変わりました。
以前は、詳しい人に任せていました。
でも今は、自分がしっかり確認して管理するようになりました。
これは僕の弱さでもあったと思います。
人任せにして、分かったつもりになっていた。
でも、それが一番危ない。
今は、必要なところは必ず確認する。
落ち着いて進める。
分かったつもりでやらない。
当たり前のことなんですけど、LIFEみたいにお金が大きく動く実務では、
その当たり前を崩さないことが一番大事
だと思っています。
まとめ｜LIFEで一番危ないのは、「分かったつもり」で任せることだった
今、読者に一番伝えたい結論はこれです。
LIFE入力の本当のしんどさは、入力そのものより、期限・整合性・変更時対応を含めた“管理”の重さにあります。
今回の僕のケースでは、
- 2022年からLIFE関連加算を算定していた
- 当初は詳しいと言う機能訓練士に任せていた
- でも2023年に確認すると評価がボロボロだった
- 科学的介護推進体制加算は1回で200万ぐらい動く
- 結局、自分で確認して管理するしかなかった
この流れがありました。
以前は、詳しい人に任せれば回ると思っていた。
でも今は、
分かったつもりで任せるのが一番危ない。必要なところは、自分で確認して管理しないといけない
に変わりました。
LIFEは、現場を良くするための仕組みでもあります。
でも管理者にとっては、同時にかなり重い責任でもあります。
だからこそ、軽く見ない。
分かったふりをしない。
必要なところは、ちゃんと確認する。
今はそこが一番大事だと思っています。
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